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電話対応
相手が見えないだけに難しいものです
電話を受ける
・普段から・・・
(1)いつ電話を受けてもよいように、
普段からデスクにはメモとペンを準備しておきましょう。
・電話が鳴ったら
(1)3コール鳴る前に出るようにしましょう
（3コール以上お待たせした場合は「大変お待たせしました」とお詫びの言葉をまず最初に言いましょう。）
(2)電話を受けたらまず社名を名乗りましょう。
(3)先方の名前の確認をしましょう。
（念のため復唱して確認すると確実です）
通常先方から名乗りますが、もし名乗らない場合は、「失礼ですが、どちら様でいらっしゃいますか」と確認しましょう。
先方の確認ができたら
「いつも大変お世話になっております」
と挨拶しましょう。
・相手の声が聞きづらい場合は・・・
先方の声が聞きづらい場合は、
「申し訳ございません。少しお電話が遠いようですが・・・」と言います。
直接的に「聞こえません」とか「声が小さい」というのは失礼です。
・担当者が外出している場合は・・・
担当者が外出している場合は、
「申し訳ございません。あいにく○○は外出しておりまして、17時に戻る予定でございます。
よろしければ私が、ご用件を承ります。かしこまりました。
では、戻りましたらこちらからかけ直させます。
お急ぎでしょうか？念のためご連絡先のお電話番号を教えていただけますか？」と言います。
（外出はしていないが、席を外している・他の電話対応をしている場合は、
「あいにく○○は席をはずしております。」
「あいにく○○は他の電話に出ております。」
いずれの場合も、数分後にはかけ直すことができることを伝えましょう
電話では相手の姿が見えないため、顔つきやニュアンスで感じとれる微妙な情報が伝わりにくい所があります。
ですが見えないからといって、だらしない姿勢や態度は慎みましょう。
その様な態度は、不思議な事に電話を通して相手に伝わってしまうものなのです。
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